La pregunta aparece casi siempre en el mismo momento: durante una fiscalización, en una revisión de auditoría externa o cuando un banco pide documentación. Alguien pregunta si el sistema contable está certificado, y en la empresa nadie sabe con certeza qué se está pidiendo.
La respuesta corta es sí: es obligatorio. Si su empresa lleva la contabilidad en un ERP, en un software contable o en una plataforma en la nube, ese sistema debe estar avalado por un Contador Público Autorizado. La norma es de 1998 y sigue vigente.
La respuesta larga es más interesante, porque explica por qué tanta gente cree lo contrario.
El Decreto Ejecutivo 34 de 6 de abril de 1998, que establece las reglas de presentación de los registros de contabilidad y estados financieros, es directo en su artículo 6:
El uso del sistema de registros de contabilidad por medios electrónicos computarizados o tecnológicos, deberá ser avalado por un Contador Público Autorizado.
Ese mismo artículo agrega una obligación que suele pasarse por alto: el titular de los registros debe conservar, a disposición de la Dirección General de Ingresos, la documentación completa de los programas o aplicación y la certificación del Contador Público Autorizado.
No es un trámite que se hace una vez y se archiva. Es documentación que debe poder presentarse cuando la autoridad la pida.
Detrás está el artículo 87 del Código de Comercio, que exige que la contabilidad de todo comerciante sea llevada por un contador o Contador Público Autorizado con idoneidad otorgada por la Junta Técnica de Contabilidad, y que obliga a mantener los registros al día.
Aquí está el origen del malentendido, y vale la pena entenderlo porque explica por qué circulan opiniones contradictorias.
La Resolución 201-909 de 24 de julio de 1996 aprobó el texto único de la Certificación-Declaración para el uso de sistemas magnéticos. Esa resolución se apoyaba jurídicamente en el Decreto Ejecutivo 26 de 1° de febrero de 1996.
Años después, el Decreto Ejecutivo 53 de 2010 derogó expresamente, en su artículo 39, aquel Decreto Ejecutivo 26 de 1996. Y de ahí surgió la duda razonable: si se deroga la norma que servía de fundamento, ¿cae también la obligación de certificar?
La Dirección General de Ingresos aclaró el punto poco después: la obligación se mantiene, con fundamento en el artículo 87 del Código de Comercio, la Ley 57 de 1° de septiembre de 1978 y el artículo 6 del Decreto Ejecutivo 34 de 1998, y confirmó que las Resoluciones 201-909 de 1996 y 201-1990 de 1998 se mantienen vigentes.
Dicho de otro modo: la derogatoria retiró un apoyo, pero no el edificio. La obligación descansa sobre normas que siguen en pie.
Esta es, hoy, la confusión más frecuente y la más costosa.
Panamá lleva varios años migrando a la facturación electrónica, y el proceso se aceleró con la Resolución 201-6299 de 2025, que desde el 1 de enero de 2026 restringe el uso del facturador gratuito a contribuyentes con ingresos de hasta B/.36,000 anuales y un máximo de cien documentos mensuales. Quien supere esos límites debe migrar a un Proveedor Autorizado Calificado.
Como consecuencia, muchas empresas invirtieron tiempo y dinero en ordenar su facturación y concluyeron, razonablemente pero de forma equivocada, que ya habían resuelto "el tema de los sistemas".
Son dos obligaciones distintas:
| Facturación electrónica | Certificación del sistema contable | |
|---|---|---|
| Qué regula | Cómo se emiten los comprobantes fiscales | Cómo se registran y conservan los registros de contabilidad |
| Fundamento | Régimen del Sistema de Facturación Electrónica de Panamá y sus resoluciones | Artículo 87 del Código de Comercio y artículo 6 del Decreto Ejecutivo 34 de 1998 |
| Quién interviene | Proveedor Autorizado Calificado o el facturador de la DGI | Contador Público Autorizado con idoneidad vigente |
| Qué se obtiene | Autorización de uso de los documentos emitidos | Certificación-Declaración conforme al texto único de la Resolución 201-909 |
| Cuándo aplica | De forma continua, en cada emisión | Al implementar el sistema y ante cambios relevantes del mismo |
Cumplir con una no acredita la otra. Un fiscalizador puede aceptar sus comprobantes electrónicos y, aun así, observar que el sistema donde se lleva la contabilidad no cuenta con el aval que la norma exige.
El artículo 6 del Decreto Ejecutivo 34 de 1998 no se conforma con que exista un sistema. Exige que la tecnología utilizada garantice cuatro cosas concretas:
Léalo con atención, porque ahí está la parte que convierte esto en algo más que un trámite contable. Certificar que un sistema no permite alterar la información consignada exige revisar controles de acceso, permisos de modificación, trazabilidad de cambios, respaldos y pruebas de restauración. Eso es una evaluación de controles de tecnología, no una revisión de asientos.
Es también la razón por la que muchas certificaciones firmadas apresuradamente no resisten una revisión: afirman algo sobre el sistema que nadie verificó.
La Resolución 201-909 de 1996 aprobó un texto único, con dos partes que se firman por separado:
El segundo punto importa más de lo que parece: la declaración traslada al representante legal una responsabilidad expresa sobre la custodia de la información. No es un documento que convenga firmar sin haber verificado lo que se está declarando.
El artículo 13 del Decreto Ejecutivo 34 de 1998 lo define sin ambigüedad: los registros indispensables están al día cuando sus entradas abarcan la actividad del mes y se registran dentro de los sesenta días siguientes al mes correspondiente. El artículo 87 del Código de Comercio recoge el mismo criterio.
Sesenta días. No es "cuando cerremos el año" ni "antes de la declaración".
El régimen sancionatorio está en el artículo 23 del Decreto Ejecutivo 34 de 1998 y en el artículo 87 del Código de Comercio:
Conviene ponerlo en perspectiva: veinticuatro meses de atraso, al tope de la escala mensual, acumulan una cifra que supera con holgura el costo de haber ordenado el asunto a tiempo. Y la multa suele ser el menor de los problemas. Un sistema que no puede acreditar integridad debilita el valor probatorio de toda la contabilidad, justo en el momento en que se necesita defenderla.
Cuatro preguntas bastan para tener una primera lectura:
Si alguna respuesta es "no sé", esa incertidumbre ya es un hallazgo. Y es mucho más barato resolverla en frío que durante una fiscalización.
La normativa fiscal panameña cambia con frecuencia, y este artículo refleja el marco vigente según las fuentes citadas: el Código de Comercio, el Decreto Ejecutivo 34 de 1998, la Resolución 201-909 de 1996 y la Resolución 201-1990 de 1998. Antes de tomar una decisión conviene verificar la vigencia de cada disposición aplicable a su caso concreto.
TMC evalúa el sistema, verifica los controles que la norma exige y emite la Certificación-Declaración firmada por Contador Público Autorizado. La evaluación inicial no tiene costo.