Si su empresa lleva la contabilidad en un ERP, en un software contable o en una plataforma en la nube, la ley panameña exige que ese sistema esté avalado por un Contador Público Autorizado. Es una obligación vigente desde 1998 que la mayoría de las empresas desconoce.
La norma no distingue por tamaño de empresa, marca del software ni forma de adquisición. Si la contabilidad oficial vive en un sistema, aplica.
«Mi empresa es pequeña». La norma no fija un umbral de tamaño ni de facturación para esta obligación.
«Ya tengo factura electrónica». Son obligaciones distintas, con fundamento normativo distinto. Una regula cómo emite comprobantes; la otra, cómo registra y conserva la contabilidad. Lo explicamos aquí.
«El proveedor del software ya lo certificó». La certificación se emite sobre el sistema tal como usted lo usa e identifica al contribuyente titular, no al fabricante.
Las sanciones del Decreto Ejecutivo 34 de 1998 y del Código de Comercio, en sus propios términos.
El costo real rara vez es la multa. Es el efecto de una fiscalización sobre una contabilidad cuyo sistema no puede acreditar integridad: los registros pierden fuerza probatoria justo cuando más se necesitan defender.
Aquí está la razón por la que esto no es un formulario que se llena.
El uso del sistema de registros de contabilidad por medios electrónicos computarizados o tecnológicos, deberá ser avalado por un Contador Público Autorizado.
La misma disposición añade una obligación de custodia que suele pasarse por alto: el titular de los registros debe conservar, a disposición de la Dirección General de Ingresos, la documentación completa de los programas o aplicación y la certificación del Contador Público Autorizado.
No basta con obtener el documento una vez. Hay que poder presentarlo, junto con la documentación del sistema, cuando la autoridad lo requiera.
Certificar que un sistema no permite alterar la información consignada exige revisar controles de acceso, trazabilidad de cambios, respaldos y pruebas de restauración. Eso es auditoría de tecnología, no revisión de asientos.
No certificamos lo que no se verifica. Si el sistema no satisface algún requisito, se documenta la brecha y se corrige antes de emitir.
Las dos mitades del encargo, en la misma firma.
La norma exige la firma de un Contador Público Autorizado, pero lo que se certifica es un sistema: que no permita alterar la información consignada, que conserve los registros y que pueda recuperarlos.
La dirección de la práctica reúne idoneidad de Contador Público Autorizado y más de diez años en auditoría de sistemas. No hay que subcontratar ninguna de las dos partes.
Identificamos qué sistema lleva la contabilidad oficial, quién lo administra y qué documentación existe. Sin costo y sin compromiso.
Definimos entregables, plazos y honorarios antes de comenzar cualquier trabajo.
Verificamos controles de usuarios y modificaciones, respaldos, integridad de los datos y capacidad de recuperación del registro.
Si algo no cumple, se documenta y se corrige antes de certificar. No certificamos lo que no se sostiene.
Se emite la Certificación-Declaración en el formato oficial, firmada por Contador Público Autorizado, y se arma el expediente que debe quedar a disposición de la DGI.
Trabajamos sobre fuentes primarias, no sobre resúmenes de terceros. Estas son las normas que sostienen todo lo anterior.
La contabilidad de todo comerciante será llevada por un Contador o Contador Público Autorizado con idoneidad otorgada por la Junta Técnica de Contabilidad. Fija además la multa por atraso contable.
Admite los registros por medios electrónicos, exige el aval del Contador Público Autorizado, define cuándo la contabilidad está al día y por cuánto tiempo deben conservarse los registros.
Aprueba el formato obligatorio: una certificación firmada por el Contador Público Autorizado y una declaración firmada por el contribuyente, con el detalle del equipo y del programa utilizado.
Complementa el régimen de certificación de los registros llevados por medios electrónicos. La Dirección General de Ingresos confirmó su vigencia en 2011.
Ante la derogatoria del Decreto Ejecutivo 26 de 1996, la Dirección General de Ingresos confirmó que la obligación de certificar el sistema se mantiene vigente.
Reglamenta la profesión de Contador Público Autorizado y sustenta la facultad de dar fe pública sobre la información contable.
Nota. Este contenido es informativo y refleja el marco normativo según las fuentes citadas. La normativa fiscal panameña se actualiza con frecuencia; antes de tomar una decisión conviene verificar la vigencia de cada disposición o consultarnos directamente.
Sí. El artículo 6 del Decreto Ejecutivo 34 de 1998 establece que el uso de un sistema de registros de contabilidad por medios electrónicos, computarizados o tecnológicos debe ser avalado por un Contador Público Autorizado. La obligación se refuerza con el artículo 87 del Código de Comercio, que exige que la contabilidad de todo comerciante sea llevada por un contador idóneo.
Sí. El Decreto Ejecutivo 53 de 2010 derogó expresamente el Decreto Ejecutivo 26 de 1996, lo que generó dudas sobre la vigencia de la obligación. La Dirección General de Ingresos aclaró el punto en la Nota 201-01-3297 del 31 de marzo de 2011: la obligación se mantiene con fundamento en el artículo 87 del Código de Comercio, la Ley 57 de 1978 y el artículo 6 del Decreto Ejecutivo 34 de 1998.
Sí. La norma no distingue por marca, origen ni modalidad de despliegue. Aplica a cualquier sistema por medios electrónicos, computarizados o tecnológicos que se use para llevar la contabilidad oficial, sea adquirido a un proveedor, desarrollado internamente u operado en la nube.
No. Son obligaciones distintas. La facturación electrónica se rige por el Sistema de Facturación Electrónica de Panamá y sus resoluciones propias; la certificación del sistema contable deriva del Decreto Ejecutivo 34 de 1998 y se refiere a los registros de contabilidad. Cumplir con una no sustituye a la otra.
Un Contador Público Autorizado con idoneidad otorgada por la Junta Técnica de Contabilidad, como exige la norma. En TMC la dirección de la práctica cuenta con esa idoneidad, además de experiencia en auditoría de sistemas, de modo que la evaluación técnica del sistema y la emisión de la certificación se resuelven dentro de la misma firma.
El artículo 6 del Decreto Ejecutivo 34 de 1998 exige que el titular de los registros conserve a disposición de la Dirección General de Ingresos la documentación completa de los programas o aplicación y la certificación del Contador Público Autorizado.
Ninguna norma fija una periodicidad ni una fecha de vencimiento: la certificación no se renueva por calendario. Se emite nuevamente cuando cambia alguno de los hechos que el propio documento certifica.
El instructivo de la Resolución 201-909 de 1996 identifica esos datos de forma expresa: el contribuyente y su RUC, el equipo utilizado con su marca y modelo, el nombre del programa, y el representante legal que firma la declaración. En consecuencia, corresponde emitir una nueva certificación ante una migración o cambio de sistema, un cambio de versión que afecte los controles contables, el paso de un entorno local a la nube, un cambio de razón social o de RUC, un cambio de representante legal, o una modificación en la configuración que comprometa la inalterabilidad de los registros.
Mientras esos datos sigan siendo ciertos, la certificación vigente conserva su utilidad. Cuando dejan de serlo, el expediente que el artículo 6 del Decreto Ejecutivo 34 de 1998 obliga a mantener a disposición de la Dirección General de Ingresos ya no describe el sistema en uso.
Depende del tamaño del sistema y del estado de la documentación existente. En sistemas con documentación ordenada el trabajo de campo suele resolverse en días; cuando hay que reconstruir la documentación de controles de usuarios, modificaciones y respaldos, el plazo se extiende. El alcance y los tiempos se definen por escrito antes de comenzar.
La evaluación inicial no tiene costo: sirve para saber si su sistema cumple, qué falta y qué esfuerzo implica cerrarlo.